Erste Schritte als Automatenbetreiber
Sie haben einen oder mehrere Automaten und möchten, dass Ihre Kunden dort bargeldlos bezahlen können. Diese Anleitung führt Sie einmal komplett durch – von der Anmeldung bis zum ersten Verkauf.
Sie brauchen keine technischen Vorkenntnisse. Rechnen Sie mit etwa 30 Minuten für die Einrichtung, plus der Zeit, die der Postweg für Ihre Karten oder das Terminal braucht.
Wie das Ganze funktioniert
An Ihrem Automaten wird ein kleines Gerät angeschlossen – wir nennen es Terminal. Es hat ein Display und ein Lesefeld für Karten und Smartphones. Das Terminal ist per WLAN oder Mobilfunk mit diesem Portal verbunden.
Wenn ein Kunde seine Karte an das Terminal hält, fragt das Terminal hier nach, ob genug Geld vorhanden ist. Passt alles, gibt der Automat die Ware heraus und der Betrag wird umgebucht: vom Konto des Kunden auf Ihr Betreiberkonto. Sie sehen jeden Verkauf im Portal, und einmal im Monat wird abgerechnet und ausgezahlt.
Die fünf Schritte im Überblick
1. Konto anlegen
Registrieren und E-Mail-Adresse bestätigen. Dauert zwei Minuten.
2. Betriebsdaten hinterlegen
Firma, Bankverbindung und Ausweis. Danach sind Sie als Betreiber freigeschaltet.
3. Terminal anmelden
Gerät am Automaten anschließen und mit einem Code Ihrem Standort zuordnen.
4. Preise eintragen
Welches Fach kostet wie viel? Tippen, importieren oder vom Automaten übernehmen.
5. Testkauf
Einmal selbst kaufen und prüfen, ob der Verkauf richtig im Portal ankommt.
Schritt 1: Konto anlegen
Legen Sie sich zuerst ein ganz normales Benutzerkonto an. Sie bekommen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink – erst nach dem Klick darauf ist das Konto aktiv.
Falls die E-Mail nicht ankommt: Schauen Sie in den Spam-Ordner. Sie können sich die Bestätigung auch erneut zuschicken lassen.
Schritt 2: Ihre Betriebsdaten hinterlegen
Ein normales Benutzerkonto darf noch keine Automaten betreiben. Dafür füllen Sie einmalig einen Fragebogen in vier Abschnitten aus: Firma, Bankverbindung, Ausweis und Vertragsbedingungen.
Sie müssen das nicht in einem Rutsch schaffen – Zwischenstände werden gespeichert, Sie können jederzeit weitermachen.
Das sollten Sie bereitlegen
- Firmenname und vollständige Firmenanschrift
- Eine Telefonnummer (Festnetz oder Mobil) und eine geschäftliche E-Mail-Adresse
- IBAN und BIC des Kontos, auf das Ihre Auszahlungen gehen sollen, plus den Namen des Kontoinhabers
- Ein Foto oder Scan Ihres Ausweises – als JPG, PNG, WEBP oder PDF, höchstens 5 MB
Sobald alle Angaben vollständig und plausibel sind, werden Sie automatisch freigeschaltet. Im Hintergrund passiert dabei einiges für Sie:
- Ihr Betreiberkonto wird angelegt – dort landen später Ihre Einnahmen.
- Ein Verrechnungskonto für die Monatsabrechnung kommt dazu.
- Ihre Firma und ein Hauptstandort werden im Standortverzeichnis eingetragen.
Schritt 3: Das Terminal anmelden
Das Terminal wird am Automaten angeschlossen und mit Strom versorgt. Beim ersten
Start meldet es sich hier im Portal und zeigt auf seinem Display einen
neunstelligen Code an, in drei Dreiergruppen – zum Beispiel
123-456-789.
Diesen Code geben Sie im Portal ein. Damit ist das Gerät Ihnen zugeordnet, und zwar dem Standort, den Sie dabei auswählen. Der Standort entscheidet, auf welches Konto die Einnahmen fließen – deshalb lohnt es sich, hier genau hinzuschauen, wenn Sie mehrere Standorte haben.
Weitere Standorte legen Sie in der Standortverwaltung an – etwa wenn Sie Automaten in mehreren Gebäuden oder bei mehreren Kunden stehen haben.
Schritt 4: Produkte und Preise eintragen
Der Automat meldet beim Verkauf nur eine Fachnummer und einen Betrag – er weiß nicht, dass in Fach 12 ein Apfelsaft liegt. Damit aus „Fach 12, 1,50 €" in Ihrer Auswertung „Apfelsaft, 1,50 €" wird, hinterlegen Sie eine Preisliste: eine Zeile je Fach, mit Name und Preis.
Drei Wege dorthin
Selbst eintippen
Die Fächer werden als Raster angezeigt, so wie sie am Automaten angeordnet sind. Sie tippen Name und Preis ein.
Tabelle hochladen
Sie haben die Preise schon in Excel oder als CSV? Datei hochladen, die Spalten werden automatisch erkannt, Sie bestätigen nur noch.
Vom Automaten übernehmen
Viele Automaten liefern ihre eigene Verkaufsdatei mit. Daraus kann das Portal die Fächer, Namen und Preise selbst auslesen.
Wichtig: Preise ändern sich „ab einem Datum"
Wenn Sie Preise ändern, wird die alte Preisliste nicht überschrieben. Sie geben ein Datum an – „gültig ab 1. Oktober" – und ab da gilt die neue Liste. Die alte bleibt bestehen.
Das ist kein Umstand, sondern der Grund, warum Ihre Auswertungen stimmen: Ein Verkauf vom September wird weiterhin mit dem September-Preis abgerechnet, auch wenn Sie im Oktober die Preise erhöht haben.
Sie dürfen auch rückwirkend korrigieren – etwa wenn ein Preis zwei Wochen lang falsch drinstand. Bevor gespeichert wird, sehen Sie, wie viele bereits gebuchte Verkäufe davon betroffen sind. Rückwirkende Änderungen sind für Betreiber auf die letzten 90 Tage begrenzt; ist es länger her, hilft Ihnen der Support weiter.
Schritt 5: Der Testkauf
Kaufen Sie einmal selbst etwas am Automaten. Danach prüfen Sie im Portal:
- Taucht der Verkauf in Ihrer Übersicht auf?
- Steht der richtige Produktname dabei – nicht nur eine Fachnummer?
- Stimmt der Betrag?
Wenn statt des Namens nur eine Nummer erscheint, fehlt für dieses Fach noch eine Zeile in der Preisliste, oder die Liste gilt erst ab einem späteren Datum.
Wie Ihre Kunden bezahlen
Sie müssen dafür nichts einrichten – all das funktioniert, sobald Ihr Terminal läuft. Für Ihre Kunden gibt es mehrere Wege:
| Weg | Wie es für den Kunden aussieht |
|---|---|
| Vorhandene Karte | Mitarbeiterausweis, Türchip, Zeiterfassungschip – vieles, was schon in der Tasche ist, lässt sich einmalig mit einem Konto verbinden. |
| PeanutPay-Karte | Wird nach der Registrierung zugeschickt und mit Guthaben genutzt. |
| Girokarte | Die normale Bankkarte ans Terminal halten – ohne vorher irgendetwas einzurichten. |
| Smartphone | Bezahlen per Handy, auch mit Apple Pay oder Google Pay. |
Und wie kommt Guthaben aufs Kundenkonto?
Per Lastschrift, Überweisung, PayPal oder Kreditkarte – und bar am Automaten, wenn Ihr Gerät Münzen annimmt. Darum kümmern sich Ihre Kunden selbst in ihrem eigenen Konto.
Damit niemand vor einem leeren Automaten steht, darf ein Konto standardmäßig bis 30 € ins Minus gehen. Der Betrag wird beim nächsten Aufladen oder per Lastschrift ausgeglichen.
Wo Ihr Geld landet
Jeder Verkauf bucht den Betrag sofort vom Kundenkonto auf das Betreiberkonto des Standorts. Ihr Kontostand im Portal ist damit immer tagesaktuell.
Ausgezahlt wird monatlich. Sobald ein Monat abgeschlossen ist, wird er ausgewertet: alle Verkäufe, Aufladungen, Gutscheine und Barzahlungen werden zusammengefasst, gegengerechnet und der Saldo auf die Bankverbindung überwiesen, die Sie in Schritt 2 hinterlegt haben. Der laufende Monat wird noch nicht abgerechnet.
Zu jedem abgerechneten Monat gibt es eine Auswertung zum Nachlesen und Herunterladen.
Was es kostet – und wie gezählt wird
Das Terminal kaufen Sie einmalig. Danach zahlen Sie eine monatliche Servicegebühr je Automat, plus einen Anteil, der sich nach der Zahl Ihrer Kunden im jeweiligen Monat richtet. Auf einzelne Zahlungen gibt es keine Gebühr – ob ein Kunde einmal oder fünfzigmal im Monat kauft, macht für Ihre Rechnung keinen Unterschied.
Die aktuellen Beträge stehen auf der Preisseite. Wie die beiden Zähler zustandekommen, steht hier.
Wie Automaten gezählt werden
Gezählt wird aus der Aktivhistorie Ihrer Terminals, nicht aus dem Umsatz. Zu jedem Terminal wird festgehalten, ab wann es in Betrieb ist und ob es ein geplantes Offline-Fenster gibt.
- Ein Automat, der im Monat mindestens zeitweise aktiv war, zählt. Ob er dabei etwas verkauft hat, spielt keine Rolle – ein Gerät, das den ganzen Monat lief und nichts umgesetzt hat, zählt genauso mit.
- Gezählt wird ganz oder gar nicht. Es gibt keine Tagesanteile: Ein Automat, der am 28. in Betrieb ging, kostet denselben Monatsbetrag wie einer, der durchgehend lief.
- Deshalb lohnt es sich, längere Ausfälle zu melden. Tragen Sie für einen Automaten, der abgebaut oder außer Betrieb ist, ein Offline-Fenster ein. Aus der Zählung fällt er allerdings erst, wenn ein voller Kalendermonat ohne Aktivzeit dabei herauskommt – drei Wochen Stillstand mitten im Monat ändern nichts.
Sie finden die Historie und die Planung beim jeweiligen Automaten unter „Aktivstatus". Dieselbe Quelle steuert auch die monatliche Nachbestellung von Verbrauchsmaterial – Sie pflegen das also nur an einer Stelle.
Wie Kunden gezählt werden
Gezählt werden Konten, die im Kalendermonat mindestens einmal bargeldlos an einem Ihrer Automaten gekauft haben. Der Zähler beginnt jeden Monat wieder bei null.
Konkret heißt das:
- Nur Käufe zählen. Wer nur Guthaben aufgeladen, aber nichts gekauft hat, zählt nicht.
- Nur bargeldlos. Wer Münzen einwirft, taucht in der Kundenzahl nicht auf.
- Nur gültige Käufe. Abgelehnte, abgebrochene und stornierte Buchungen zählen nicht.
- Nur Ihre Automaten. Was derselbe Kunde anderswo kauft, geht Sie nichts an – und umgekehrt.
- Häufigkeit ist egal. Ein Kunde mit 60 Käufen zählt genau wie einer mit einem.
Ausweis, Konto, Nutzerkonto – was ist was?
Das ist die häufigste Verwechslung, und sie entscheidet über Ihre Kundenzahl. Es sind drei verschiedene Dinge:
| Begriff | Was es ist |
|---|---|
| Ausweis / Karte | Das Stück Plastik oder das Smartphone. Ein Ausweis gehört immer zu genau einem Konto. Ein Konto darf aber mehrere Ausweise haben – etwa Karte plus Handy, oder eine Ersatzkarte nach Verlust. |
| Konto | Der Geldtopf. Hier liegt das Guthaben, hier hängen Buchungen, Zuschüsse und Bankverbindung dran. Auf dieser Ebene wird gezählt und abgerechnet. |
| Nutzerkonto | Der Login fürs Portal. Ein Mensch kann mehrere Konten unter einem Login haben – etwa ein privates und eines über den Arbeitgeber. |
Für die Zählung folgt daraus:
- Ein Konto mit drei Ausweisen ist ein Kunde.
- Eine Person mit zwei Konten sind zwei Kunden – die beiden Töpfe wissen nichts voneinander.
- Ein Login ist nicht nötig. Wer mit seiner Girokarte oder einem mitgebrachten Firmenausweis bezahlt, bekommt automatisch ein Konto ohne Portal-Zugang. Das zählt wie jeder andere Kunde auch.
Roaming: wenn Guthaben und Automat verschiedenen Betreibern gehören
Guthaben ist kein einzelner Topf, sondern wird je Betreiber geführt. Lädt jemand bei Ihnen 20 € bar auf, liegen diese 20 € bei Ihnen – Sie verwahren sie treuhänderisch. Es ist Guthaben des Kunden, nicht Ihr Umsatz.
Solange derselbe Kunde damit auch bei Ihnen kauft, bleibt alles im Haus und wird intern verrechnet. Interessant wird es, wenn Guthaben und Automat auseinanderfallen:
- Ihr Kunde kauft woanders. Er hat bei Ihnen aufgeladen, kauft aber am Automaten eines anderen Betreibers. Dann muss Geld von Ihnen zu diesem Betreiber fließen – Sie hatten es ja nur verwahrt.
- Ein fremder Kunde kauft bei Ihnen. Genau umgekehrt: Sie haben die Ware herausgegeben, das Guthaben liegt bei einem anderen Betreiber, und Sie bekommen den Betrag von dort.
Diesen Ausgleich nennen wir Roaming. Er passiert automatisch bei der Monatsabrechnung, und zwar in dieser Reihenfolge: zuerst wird innerhalb desselben Betreibers verrechnet, und nur was dann noch offen ist, wird zwischen den Betreibern bewegt. Auf Ihrer Abrechnung steht das als Netzwerk Umsatz Bargeldlos – positiv für das, was Ihnen zufließt, negativ für das, was abfließt.
Was auf der Abrechnung steht
Zu jedem abgeschlossenen Monat gibt es eine Auswertung. Sie ist nach Zeilen gegliedert – hier steht, was hinter den Bezeichnungen steckt:
| Zeile | Bedeutung |
|---|---|
| Terminal Umsatz Bargeldlos | Alle bargeldlosen Käufe an Ihren Automaten. Das ist Ihr eigentlicher Umsatz. |
| Lokaler Umsatz Bar | Was Ihre Automaten an Münzen und Scheinen eingenommen haben. Das Geld liegt bereits bei Ihnen im Gerät – es wird nur nachrichtlich ausgewiesen. |
| Lokale Treuhand | Kundenguthaben, das Sie verwahren, etwa aus Bar-Aufladungen. Gehört nicht Ihnen. |
| Nutzer Guthabensübertrag | Guthaben, das aus dem Vormonat übernommen wurde. |
| Ausstehende Zahlungen | Beträge, die Kunden noch schulden – Konten, die im Minus stehen. |
| Gutscheine ausgestellt | Zuschüsse und Freiprodukte, die im Monat gewährt wurden. |
| Gutscheine eingelöst | Was davon tatsächlich verbraucht wurde. |
| Netzwerk Umsatz Bargeldlos (positiv) | Roaming-Zufluss: fremdes Guthaben, das an Ihren Automaten verkauft wurde. |
| Netzwerk Umsatz Bargeldlos (negativ) | Roaming-Abfluss: Ihr verwahrtes Guthaben, das anderswo ausgegeben wurde. |
| Rücklastschrift-Abzug | Ihr Anteil an Lastschriften, die von der Bank zurückgegeben wurden. |
| Rücklastschrift-Gutschrift | Rückvergütung, wenn ein solcher Betrag später doch noch beglichen wird. |
| Auszahlung | Was unterm Strich auf Ihr Bankkonto überwiesen wird. |
Die Auswertung lässt sich herunterladen – als Übersicht zum Nachlesen und in einer Fassung für die Buchhaltung.
Was Sie später noch einstellen können
Alles Folgende ist optional – Ihr Automat läuft auch ohne.
Zuschüsse und Freiprodukte
Der Klassiker im Betriebsrestaurant: Der Arbeitgeber übernimmt 2 € vom Mittagessen. Möglich sind feste Beträge, Prozentsätze, tägliche oder monatliche Freibeträge und Freiprodukte – wahlweise nur an bestimmten Standorten oder nur für bestimmte Warengruppen.
Der Kunde sieht den vollen Preis und daneben die Erstattung. Bezahlt wird sie von dem, der den Zuschuss gewährt.
Gutscheine verwaltenMitarbeitergruppen
Statt jedem Einzelnen etwas zuzuweisen, legen Sie Gruppen an. Wer in die Gruppe kommt, bekommt deren Zuschüsse automatisch; wer sie verlässt, verliert sie wieder. Vorhandene Ausweiskarten werden dabei automatisch zugeordnet.
Mitarbeiter verwaltenAbonnements
Wiederkehrende Leistungen, die monatlich abgerechnet werden – zum Beispiel eine Kaffee-Flatrate.
Abos verwaltenReklamationen
Der Automat hat kassiert, aber nichts herausgegeben? Sie können den Verkauf selbst für ungültig erklären, der Kunde bekommt sein Geld zurück. Das geht für Verkäufe des laufenden Kalendermonats.
Reklamation erfassenWenn etwas nicht klappt
Das Terminal zeigt keinen Code an
Prüfen Sie Stromversorgung und Netzverbindung. Das Gerät braucht beim ersten Start ein paar Minuten und muss das WLAN erreichen können.
Der Code wird nicht angenommen
Meistens fehlt noch Schritt 2 – die Betriebsdaten. Schauen Sie nach, ob Ihr Fragebogen wirklich abgeschlossen ist und nicht als Entwurf liegen geblieben ist.
In der Auswertung steht eine Nummer statt eines Produktnamens
Für dieses Fach fehlt eine Zeile in der Preisliste, oder die passende Liste gilt erst ab einem späteren Datum. Tragen Sie die Zeile nach und setzen Sie das Startdatum passend – die schon gebuchten Verkäufe werden dann neu zugeordnet.
Ein Kunde sagt, er habe bezahlt, aber nichts bekommen
Suchen Sie den Verkauf in Ihren Buchungen und erklären Sie ihn über die Reklamation für ungültig. Das Geld geht an den Kunden zurück.
Ich komme nicht weiter
Schreiben Sie uns – gerne mit der Seriennummer des Terminals oder der Nummer der Buchung, um die es geht. Dann können wir direkt nachsehen.